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照片档案管理规范  gb/t 11821--89

 the specification of photographic  archives management  

    为加强照片档案管理,建立和健全照片档案管理制度,更好地开发利用照片档案信息资源,服务社会主义现代化建设,特制定本规范。 

1 主题内容和使用范围  

    本规范规定了照片档案的收集工作,整理程序和保管条件。 

    本规范适用于常规照片档案管理。不适用于专门保管照片的档案馆。

2 引用标准 

   gb 3792.5 档案著录规则 

   gb 9705 文书档案案卷格式  

   jgj 25 档案馆建筑设计规范  

3 名词术语  

3.1 照片档案 国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记录。  

3.1.1 常规照片档案  用一般照相机和普通胶片,采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。  

3.2 芯页  固定照片和底片,以及标注说明的纸质载体,是组成照片档案案卷的材料。  

3.3 大照片 凡是不宜用芯页固定的照片,统称为大照片。  

3.4 大底片 凡是不宜用插袋式芯页保存的底片,统称为大底片。  

4 照片档案的收藏  

4.1 收藏范围  

4.1.1 反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 

4.1.2 领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。 

4.1.3 某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。  

4.1.4 记录某单位、某地区重大事件、重大事故,自然灾害及异常现象的照片档案。

4.1.5 反映某地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。  

4.1.6 与其他载体档案有密切联系的照片档案。  

4.1.7 其他具有保存价值的照片档案。  

4.2 收集时间 

4.2.1 归档时间 照片冲洗加工后,由摄影者或承办单位整理并编写说明,及时向档案室归档,或随其他载体档案一起归档。  

4.2.2 档案馆接收时间  

2.2.1 依照《档案馆工作通则》的规定,照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。 

4.2.2.2 在特殊情况下,经协商档案馆可以提前或延迟接收。  

4.2.3 档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。 

4.3 收集要求 

4.3.1 底片、照片、说明齐全。  

4.3.2 底片与照片的影像相符。     

5 照片档案的整理  

    应以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放,照片和说明一同整理和存放。 

5.1 底片整理方法

5.1.1 底片分类 将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种,并单独整理和存放。  

5.1.2 底片的编号  

5.1.2.1 在全宗内编流水号。

    格式如下: 全宗号 -- 底片号  例:13 -- 535  

5.1.2.2 底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。  

5.1.3 底片放入底片袋内保管,底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后,缠在卷筒纸芯上,外面用衬纸包装并注明底片号。  

5.1.4 按底片号顺序将底片插入底片册。 

5.2 说明的编写方法和要求  

5.2.1 符号说明的项目有: 照片号、底片号和参见号  

5.2.1.1 照片号:案卷内照片的顺序号。 

5.2.1.2 底片号:按5.1.2条要求赋予的编号。 

5.2.1.3 参见号:与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。格式如下:  (类别)档号;(类别)档号  例:(文书档案)13-2-58;  (科技档案)g-j-28 

5.2.2 文字说明的成分和编写要求  

5.2.2.1 文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。 

   a 事 由:照片影像所反映事件,事物的情由;  b 时 间:事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间;  c 地 点:被摄物所在的具体地点;  d 人 物:照片影像上主要人物的姓名、身份;  e 背 景:对揭示照片影像主题具有一定作用的背景;  f 摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。  

5.2.2.2 文字说明的编写要求  a 综合运用

5.2.2.1条中的六个要素,概括地揭示照片影像反映的全部信息。  b 文字简洁、语言通顺。一般不超过200字;  c 用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“.”表示。  例:1953年3月2日写作1953.3.22 5.2.3 总说明和分说明  

5.2.3.1 一般应以照片的自然张为单元编写说明,一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。 

5.2.3.2 凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明,并注*号。  

5.2.4 说明的格式  

5.2.4.1 说明采用横写格式。宽度可根据情况灵活掌握,最窄不得小于50mm.  

5.2.4.2 说明应分段写,格式如下: 照片号/底片号 拍摄时间 文字说明 参见号 摄影者  

5.2.4.3 单张照片的说明在照片正下方书写,也可在照片右侧或左侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。 

5.2.4.4 大照片的说明可另纸书写,一同保存。  

5.2.4.5 反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。  

5.3 照片的整理方法  

5.3.1 照片的分类 一般应在全宗内按年代-问题进行分类。分类应保持前后一致,不能随意变动。  

5.3.2 根据分类情况,将照片与说明一起固定在芯页上,并组成案卷。芯页的规格为297mm x 210mm。  

5.3.3 根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。  

5.3.4 照片必须固定在芯页正面(装订线右侧)。  

5.3.5 案卷内的芯页以三十页左右为宜。  

5.3.6 卷内目录:  以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录(见图1)。  a 照片号:参见5.2.1.1;  b 照片题名:在尽量保证基本要素内容完整的前提下,将文字说明改写成照片名称。照片名称不应超过50字。 c 参见号:参见5.2.1.3.

5.3.7 卷内备考表 可采用gb 9705中的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的最后一页。  

5.3.8 卷皮格式 可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。  

5.3.9 按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷,上架保存。  

5.3.10 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷,单独存放,并在卷内目录的备考栏内注明“大张”、“反转片”。  

5.4 编目  

5.4.1 案卷目录 格式见图2(规格参见《机关档案工作业务建设规范》3.4条)。 

5.4.2 案卷目录备考表可采用gb 9705中的297mm x 210mm规格的案卷目录备考表。  

5.4.3 照片档案著录 依照gb 3792.5进行。  5.5 照片整理的要求 5.5.1 照片要组成案卷(保管单位)。  

5.5.2 案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。  

5.5.3 档号规范、准确、清晰,不得出现重编、漏编及空号现象。  

5.5.4 说明格式正确,项目齐全,能准确揭示照片内容,反映整理情况。  

5.5.5 案卷装订美观,要有卷内目录和卷内备考表。  

5.5.6 有完整的、符合标准格式的案卷目录。  

6 保管  

6.1 保管条件  

6.1.1 保存底片的适宜温湿度为:温度13~15`c,相对湿度35%~45%。  

6.1.2 保存照片的适宜温湿度为:温度14~24`c,相对湿度40%~60%。 

6.1.3 库房门窗应密封良好,采用机械通风时应加防尘罩。  

6.2 底片应立放。  

6.3 保管装具  

6.3.1 底片袋 用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm x 100mm或相应规格的纸袋。  

6.3.2 底片册 由297mm x 210mm的插袋式芯页组成,用于储存单张底片。  

6.3.3 底片盒 95mm x 95mm的纸盒,用于储存大张底片。  

6.3.4 卷筒纸芯 用于保存大张底片、照片的装具。其推荐内径为¢76.4+20mm,壁厚2~3mm。  

6.4 保管要求  

6.4.1 照片档案入库前要进行检查,防止受污染的照片入库。  a 黑白底片入库前要进行水洗处理;  b 照片水洗后要上光;  c 对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。  

6.4.2 接触底片的人员应戴洁净的手套操作,防止汉渍污染底片。 

6.4.3 库房内昼夜温度变化不应大于+-3`c,湿度变化不能大于+-5%。  

6.4.4 对本馆(室)收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。                    

 

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