湖北省高校档案专业委员会章程

( 2011 年 6 月 3 日经第四次会员大会修改通过)  

第一章 总则

第一条 本会名称为湖北省高教行政管理学会档案专业委员会(简称湖北省高校档案专业委员会),英文译名为: professional archive committee of colleges executive and administrative association of hubei province .

第二条 本会是湖北省高校档案部门自愿结成的行业性、学术性、群众性、非营利性的社会团体,是湖北省教育厅联系全省高等学校档案工作者的纽带和推动高等学校档案事业发展的助手,接受湖北省档案局和湖北省档案学会的业务指导,同时接受湖北省教育厅和湖北省高教行政管理学会的监督管理。

第三条 本会的宗旨是:以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,深入贯彻落实科学发展观,以《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)为准则,遵守国家宪法、法律、法规和国家政策,遵守社会主义道德风尚,坚持民主协商办会的原则,积极开展档案学术研究、业务培训与交流活动,增强湖北高校档案部门之间的协作与联系,促进高校档案工作改革,提高档案管理水平,推动高校档案事业的发展。  

第二章 业务范围

第四条 本会的业务范围如下:

(一)根据湖北高校档案工作实际,组织开展档案工作的理论、方法和实践研究,举行学术交流活动,推广先进经验。

(二)推动湖北高校宣传、贯彻、执行《高等学校档案管理办法》及相关法律、法规。

(三)协助湖北省教育厅及档案行政管理部门贯彻、实施高校档案管理的规章制度。

(四)促进湖北高校档案管理规范化、标准化和现代化。

(五)编印《湖北高校档案工作简报》(以下简称《简报》),及时反映本会工作,交流高校档案工作信息,介绍国内外档案学术研究成果及动态。

(六)举办各种形式的培训班、研讨班,提高湖北高校档案工作人员的业务水平。

(七)组织评选、奖励档案学术优秀论文和编研成果。

(八)及时向上级有关部门反映高校档案工作人员的意见、建议及要求。

第三章 会员

第五条 本会实行团体会员制。湖北省高等学校的档案管理部门通过相关程序均可成为会员单位。

第六条 申请加入本会必须具备下列条件:

(一)承认并拥护本会章程;

(二)有加入本会的意愿;

(三)热心支持本会工作,并自愿履行会员的义务。

第七条会员入会的程序:

(一)向本会秘书处提交入会申请书;

(二)经常务理事会讨论通过并由秘书处书面通知有关学校;

第八条会员具有下列权利:

(一)在本会活动范围内有选举权、被选举权和表决权;

(二)参加本会组织的有关会议和各种活动;

(三)获得本会《简报》、资料及学术论文交流材料,参加本会举办的研讨班和培训班;

(四)对本会工作提出意见和建议;

(五)有入会退会的自由。

第九条 会员具有下列义务:

•  遵守本会章程,执行本会决议,按时缴纳会费;

•  完成本会委托的各项任务,承办本会组织召开的有关会议,支持本会工作;

(三)积极参加本会组织的有关活动,相互交流档案工作情况;

(四)对湖北高校档案事业的改革与发展提出意见和建议。

第十条 会员要求退会,应向本会提出申请。如无特殊原因,会员两年不缴纳会费或不参加本会活动,经本会书面通知仍不改正的,视为自动退会。会员如有严重违反本章程的行为,经常务理事会研究,取消其会员资格。

第四章 组织结构

第十一条 本会的最高权力机构是会员大会。会员大会的职权是:

(一)制定和修改章程;

(二)选举理事会理事;

(三)审议理事会的工作报告和财务报告;

(四)决定终止宜;

(五)讨论并决定其他重大事宜

第十二条 会员大会须有 2/3 以上会员代表出席方能召开,其决议须经到会会员代表半数以上表决通过方能生效。

第十三条 会员大会每届 4 年。因特殊情况需要提前或延期换届的,须由理事会表决通过,报湖北省教育厅办公室审查并经上一级学会同意。但延期换届最长不超过一年。

第十四条 理事会是会员大会的执行机构,在会员大会闭会期间领导本会开展工作,并对会员大会负责。

理事人选由各片组高校协商提名,经会员大会选举产生,可连选连任。理事由于工作变动等原因导致不能履行理事职责时,可由其所在学校另行推荐理事候选人,经常务理事会讨论通过后增补。

第十五条 理事会的职权是:

(一)执行会员大会决议;

(二)选举和罢免正副理事长、正副秘书长、常务理事;

(三)向会员大会报告工作和财务状况;

(四)制定本会工作计划并组织实施;

(五)组织学术活动和工作经验交流会;

(六)制定本会内部管理制度。

第十六条 理事会由若干人员组成,设理事长、秘书长各 1 人,副理事长、副秘书长、常务理事若干人,其人选由理事会协商产生。理事会日常工作由秘书长负责。

第十七条 理事会须 2/3 以上理事出席方能召开,其决议须经到会理事 2/3 以上表决通过方能生效。

第十八条 理事会一般一年召开一次会议,情况特殊时,可采用通讯方式召开。

第十九条 本会设立常务理事会。 常务理事会在理事会闭会期间执行理事会的决议,领导本会开展日常工作。常务理事会的职责是:

(一)筹备召开会员大会;

(二)决定会员的吸收和除名;

(三)增补和罢免理事;

(四)讨论并决定其他重要事项。

第二十条 常务理事会须有半数以上常务理事出席方能召开,其决议须经到会常务理事 2/3 以上表决通过方能生效,并对理事会负责。

第二十一条 常务理事会一般每半年召开一次会议。

第二十二条 本会的理事长、副理事长、秘书长必须具备下列条件:

(一)坚持党的路线、方针、政策,政治素质好;

(二)在本会业务领域内有较大影响;

(三)身体健康,能坚持正常工作。

第二十三条 理事长召集和主持理事会、常务理事会会议并检查决议的落实情况,代表本会开展有关业务活动。

第二十四 条 常务理事会下设秘书处。秘书处为本会日常办事机构,并负责本会形成的文件材料的立卷归档工作。

秘书长主持秘书处开展日常工作,组织实施年度工作计划。

第二十五条 本会视情况分为若干小组,每组设正副组长各 1 人。小组定期开展活动,时间和内容由各小组自行决定。

第五章 经费

第二十六条 本会经费来源:

(一)收取团体会费;

(二)接受领导机关、企事业单位、社会团体及个人的资助和捐赠。

第二十七条 本会按照国家有关规定收取会员会费。其会费标准为:常务理事单位每年应缴纳 800 元团体会费,其他会员单位每年应缴纳 500 元团体会费。

第二十八条 本会经费必须用于本章程规定的业务范围和事业的发展,不得在会员中分配。

第二十九条 本会经费由秘书处统一管理,并定期向会员大会报告经费收支情况。

第六章 附则

第三十条 本会会址设在秘书长所在的学校档案部门。

第三十一条 本章程经 2011 年 6 月 3 日会员大会表决通过,并即日起生效。

第三十二条 本章程修改权属会员大会,解释权属本会理事会。

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