湖北省高校档案专业委员会

第三届理事会工作报告

理事长 谢红星

( 2011 年 6 月 2 日)

各位领导、各位代表:

今天,湖北省高校档案专业委员会在武汉大学召开第四次会员代表大会。作为会议的承办单位和学会的依托单位,我代表武汉大学向与会的各位领导和各位代表表示热烈的欢迎!

这次会议的主要任务是:全面总结第三届理事会的工作,选举产生新一届理事会和常务理事会,研究部署第四届理事会工作,表彰近五年来全省高校学会工作先进集体和档案工作先进个人,动员和激励全省高校档案部门和广大档案工作者进一步解放思想,振奋精神,与时俱进,开拓创新,努力开创档案专业委员会工作的新局面,为全省高校档案事业的发展作出新贡献。下面,我代表湖北省高校档案专业委员会第三届理事会,向大会作工作报告,请各位代表审议。

一 . 第三届理事会工作的回顾

湖北省高校档案专业委员会第三届理事会于 2006 年 4 月成立。五年来,在湖北省教育厅的直接领导下,在湖北省档案局和湖北省档案学会的悉心指导下,在各会员单位的大力支持下,本届理事会按照协会宗旨,结合高校档案工作的实际情况,积极开展形式多样的档案业务培训、学术交流与研究活动,学会工作不断取得新的成绩,有力地促进了全省高校档案工作的发展。

(一)广泛开展学术研究活动,学会工作日益活跃

为了鼓励广大会员和高校档案工作者积极参加学术研究活动,提高档案业务水平,推动我省高校档案工作再上新台阶,本会始终把档案学术研究和优秀成果评奖活动作为一个有力抓手,开展了卓有成效的学术研究和评奖活动,取得了显著成绩。

2007 年 4 月至 6 月,为组织参加中国高等教育学会档案工作分会第七次档案学优秀论文评选活动,本会开展了论文评选与推荐活动,共收到参评论文 35 篇,评选出 5 篇论文进行推荐,全部获奖,其中:二等奖 1 篇,三等奖 1 篇,优秀论文奖 3 篇。 2008 年 11 月至 2009 年 3 月,组织开展了湖北省高校档案专业委员会第六次学术研讨会优秀论文评选活动,共收到参评论文 47 篇,其中评出一等奖2篇,二等奖 5 篇,三等奖 16 篇。 2009 年 5 月,组织会员单位参加中国高等教育学会档案工作分会第八次档案学优秀论文评选活动,组织论文 47 篇,选送论文 5 篇,获奖 5 篇,其中:获二等奖 2 篇,三等奖 1 篇,优秀论文奖 2 篇。

(二)加强对外交往,促进高校档案部门之间的工作交流

为了适应档案工作发展的新形势、新要求,了解国内高校档案工作的发展状况,学习借鉴档案工作的先进管理经验,五年来,学会先后组织了 100 多人次到外省学习交流。

2006 年 6 月,组织理事单位参加了在宁夏大学召开的“全国高校档案信息开发与服务利用工作研讨会”,并沿途参观考察了西安、兰州等地高校的档案工作。 2007 年 5 月,组织会员单位参加了在云南大学举办的“全国高校档案馆爱国主义教育基地建设专题研讨会”。 2007 年 11 月,组织会员单位参加了在广西大学召开的“全国高校档案馆馆长思想论坛暨 2007 年学术年会”。 2009 年 6 月,组织会员单位参加了在西宁市举办的“中国高等教育学会高校档案工作分会第四次会员代表大会暨第八次学术研讨会”。

2009 年 11 月,学会与福建省高校档案专业委员会联合在厦门大学举办了“湖北、福建两省高校 2009 年档案学术年会”,来自两省 47 所高校的 91 位代表参加了会议。会议通报了湖北省高校档案专业委员会第六次学术研讨会优秀论文评选结果。三峡大学档案馆、华中科技大学档案馆、华中师范大学档案馆、中国地质大学档案馆和湖北汽车工业学院档案馆等五家单位获得优秀组织奖,大会向获得优秀组织奖的单位和一、二、三等奖的论文作者颁发了荣誉证书。湖北省高校档案专业委员会秘书处、福建省高校档案专业委员会秘书处、厦门大学档案馆、湖北工业大学档案馆、中国地质大学(武汉)档案馆、三峡大学档案馆、集美大学档案馆、福建中医学院综合档案室分别进行了大会发言。大家就学会工作、档案工作和档案学术进行了广泛交流。

2010 年 5 月,学会与福建省高校档案专业委员会联合在武汉大学举办了“湖北、福建两省高校 2010 年档案学术年会”,来自两省 43 所高校的 90 位代表参加了会议。与会代表围绕“教育部第 27 号令《高等学校档案管理办法》贯彻落实情况”、“目前高校档案工作面临的主要困难和问题”、“如何充分发挥档案工作在学校的作用”、“如何搞好高校档案信息化建设”、“如何加强高校档案馆(室)的功能建设”等议题,进行了深入讨论和广泛交流。

(三)加强会员业务培训,提高档案干部队伍素质

为了适应高校档案工作发展的新形势、新要求,进一步提高全省高校档案馆(室)负责人的理论水平和业务能力, 2007 年 7 月,学会在武汉举办了“全省高校档案馆(室)馆长(主任)业务培训班”, 来自全省 35 所高校的 55 位代表参加了此次培训。

会议邀请武汉大学档案与政务信息学系的三位专家给代表们作了“档案学理论研究进展”、“数字档案馆建设”、“政务信息资源管理”等内容的学术报告。培训期间,还组织代表们实地参观了中南财经政法大学档案馆数字化建设情况。 专家们讲授的这些内容及实地考察,对于与会代表 加深对档案信息化建设的认识,学习和掌握档案信息化建设的方法和经验, 进一步提高开展档案信息化建设的能力和水平, 树立信心,明确思路, 具有重要的指导意义。 通过培训,广大会员单位档案干部队伍的素质得到进一步加强。

(四) 严格按照章程办事,不断加强学会自身建设

本届理事会自组成以来,严格按照学会章程赋予的权利与义务,积极开展各项工作。五年来,先后召开了四次理事会议、五次常务理事会议。通过理事、常务理事会议,研究工作思路,制订工作计划,讨论人事安排,通报财务情况,介绍工作动态,总结各项工作,做好会员发展工作,保证了本会的正常运转和各项活动的顺利开展。理事会各位理事认真履行职责,积极参与理事会工作,献计献策,群策群力,使本届理事会形成了一个讲团结、顾大局、能奉献、有活力的战斗集体,使本会的凝聚力不断增强,影响力不断扩大。据统计,本届理事会在任期内共发展新会员 5 个,会员数量增长了 10.9% 。

筹备第四次会员代表大会是本届理事会的一项重要工作。从去年 5 月至今年 3 月,理事会召开了两次常务理事会议专题研究本次代表大会的筹备工作,分别就《章程》修改、大会日程安排、理事会换届、筹备工作分工等事项形成了原则性意见。今天上午,召开了本届理事会第四次全体会议,审议通过了本届理事会工作报告、章程修改报告、财务工作报告及第四届理事、常务理事推荐名单,将逐一向大会作专题报告,提请审议通过。

(五)加强学会宣传工作,积极做好《湖北高校档案工作简报》的编辑和发行

《湖北高校档案工作简报》是及时传递本会和各校档案工作信息的服务平台,办好《湖北高校档案工作简报》是本会的一项重要工作,因此,理事会及秘书处对此项工作高度重视。五年来,秘书处共编印档案工作简报 17 期,平均每年编印 3 ~ 4 期。这些简报及时反映了本会的工作和我省高校档案工作的最新动态,交流了档案工作的经验和信息,增进了会员单位之间的相互了解,沟通了学会与各高校之间的联系,也扩大了本会的影响。

有关学校对简报工作给予了大力支持,五年来,有 11 所学校向秘书处发来了稿件,总计 85 篇。投稿情况如下:武汉大学 48 篇,江汉大学 18 篇,华中科技大学、湖北大学各 4 篇,武汉理工大学、襄樊学院各 3 篇,华中师范大学、武汉科技大学、中国地质大学、中南财经政法大学、黄石理工学院各 1 篇。

五年来,本届理事会在前一届理事会工作的基础上,力所能及地做了一些工作,在开展档案学术研究,组织档案学术优秀成果评奖,开展对外学术交流,加强学会自身建设等方面,取得了一些成绩,积累了一些有益的经验。所有这些,都是省教育厅、省档案局重视和关心的结果,是各会员单位领导和同仁大力支持的结果,是理事们辛勤劳动和扎实工作的结果。在此,我代表第三届理事会向他们表示衷心的感谢和崇高的敬意!

各位代表,我们在总结学会工作成绩的同时,也应清醒地看到,学会工作还存在一些困难和问题。突出表现在创新学会活动的内容和形式上、在改善学会的发展环境上、在学术研究的规划与组织引导上、在解决学会活动经费上做的还不够。面对这些困难和问题,我们必须采取有力措施,在今后的工作中认真加以解决。

二.对今后学会工作的几点建议

今年是实施“十二五”规划的第一年。未来的五年是我省高校档案工作建设发展的关键时期,也为本会对高校档案工作发展进行深入探索和研究,出人才、出成果提供了新的契机。为此,我代表第三届理事会,对本会今后工作提出如下建议:

(一)精心规划,绘好档案事业“十二五” 发展蓝图

2011 年是“十二五”的开局之年,编制好“十二五”规划,事关档案事业发展全局,意义重大。学会和各高校档案部门必须从思想上重视、从组织上加强、从工作上落实。

第一, 坚持与高等教育同步协调发展为原则。 制定“十二五”规划必须坚持全局观念,把档案工作发展目标与高等教育发展目标紧密结合起来,积极争取把档案事业列入各高校的“十二五”发展规划,与本校其他行业发展规划有机衔接起来,确保档案工作围绕学校的中心工作服务,为学校各部门的事业发展服务,确保档案事业始终与学校各项事业同步协调发展。

第二, 坚持以实现档案事业的科学发展为目标。 “十二五”规划的指导思想要明确,目标任务要具体,相应措施要得当,必须把档案事业发展作为第一要务去谋划,一切为了发展,多方共谋发展;必须把全面协调可持续发展作为基本要求,注重档案事业的整体性、均衡性和连续性;必须坚持统筹兼顾的根本方法,兼顾各方、综合平衡,实事求是、量力而行、尽力而为。

第三, 坚持以档案工作的客观发展现状为基础。 各校档案部门要认真做好前期的调研,客观评估本校档案事业发展“十一五”规划执行情况,针对档案工作的发展现状和发展规律,对“十二五”期间档案事业发展环境、发展条件等进行科学的分析和判断,深入研究档案事业发展需要解决的重大问题和需要完成的主要任务,提出切实可行的具体措施。

(二)坚持理论与实际相结合,不断提高档案学术研究的水平

学术研究的质量和水平,是学会学术活动取得成效、具有吸引力和凝聚力的关键。学术研究质量好坏、水平高低,取决于学术研究内容是否具有针对性和前瞻性,与实际需要结合是否紧密。档案学会是广大会员与党和政府联系的桥梁和纽带,是发展档案事业的参谋和助手。学会学术研究内容要与全省高校档案工作在新时期的任务相结合,要与调查研究、决策论证相结合。要紧扣全省高校档案工作的重点、难点和热点问题,多安排一些专题研究,并组织力量联合攻关,推出一批有一定理论深度和实践指导意义的成果,为全省高校档案事业的发展提供思想和理论依据。

(三)积极探索学会工作的新路子 , 不断开创学会工作的新局面 高校档案学会作为一个群团组织,具有灵活的工作机制。要大力加强学会活动的纵向交流和横向协作,采取走出去、请进来以及各种研讨会、培训班、交流会、座谈会、展示会、协作会等多种活动方式,积极开展创优评优、课题攻关、成果推广、技术咨询、人才培养、信息引导、对外交流等工作,真正发挥学会的组织协调、桥梁纽带和参谋咨询作用,把学会工作做活做强,推动学会工作不断向前发展。

同志们,我们这一届理事会,在各级领导的关心支持下,在全体会员的共同努力下,已比较圆满地完成了历史使命。这次大会选举产生的新一届理事会将肩负着本会的历史重任,带领全体会员实现本会工作的新跨越。我们相信,只要紧紧团结和依靠广大会员,牢记宗旨,不辱使命,与时俱进,奋发有为,本会工作一定会取得更大的成绩,开创一个继往开来的新局面。

谢谢大家!

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