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武汉大学文件材料立卷归档业务知识 《综合档案管理信息系统》录入常见问题
4.武汉大学文件材料立卷归档业务知识

Q4.1 :学校各立卷部门何时开始立卷?必须何时移交到档案馆?

A :各单位立卷员平时要做好预立卷工作,要依照本单位文件材料归档范围,自觉主动地积累和管理文件材料,当年将上一年度需要立卷归档的文件材料收集齐全、完整后,就可以立卷了。同时,归档文件材料还应符合文书处理的基本要求:纸张和书写材料必须宜于长期保存,破损的文件必须进行修复。

武汉大学文件材料立卷归档工作规范》以及《武汉大学重大活动档案管理办法》对各类文件材料立卷归档时间进行了明确规定;同时,近年来根据学校教学和管理工作的实际情况,将归档时间调整为:

(1)学校党群、行政、直属、后勤以及能按年度归档的立卷单位应在次年六月底以前完成立卷归档工作;

(2)学院、系、国家重点实验室、研究院、中心以及能按教学年度归档的立卷单位应在次年11月底前完成立卷归档工作;

(3)科研、基建项目和专题性、成套性档案,应在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作;

(4)学校重大活动档案,应当在活动结束之日起2个月内完成立卷归档工作。

Q4.2 :工作中形成的所有文件材料全部都需立卷吗?应该如何筛选?

A :各立卷单位每年在工作中会形成各种各样的文件材料,数量庞大,但是,文件材料转化为档案是有条件的,并不是所有文件材料都需要或能够成为档案。全校各立卷单位应依据《武汉大学文件材料归档范围和保管期限表》的规定收集待归档的文件材料。同时,为了方便各部门的收集工作,学校档案馆将全校性的归档范围和各单位的工作实际相结合,制定了《武汉大学部门文件材料立卷归档范围和保管期限表》。

另需说明的是,各学院(系)文件材料归档范围和保管期限表中所列的文件材料,只有本科毕业生成绩表和注册卡、研究生学位档案需要移交至学校档案馆保存,其他文件材料由各院(系)交至学校相应主管部门或自存。

Q4.3 :是不是只需要把纸质文件材料归档就可以了?

A :不是。教育部《高等学校档案管理办法》规定:“高等学校归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。”

Q4.4 :学校对不归档的文件材料有规定或者说明吗?

A :有的。《武汉大学不归档文件材料范围及处理办法》依据学校档案的一级类目,对每一类文件材料不需要归档的范围进行了明确的说明。 各类不归档的文件材料范围请点击:

党群、行政类文件材料不归档的范围 教学类文件材料不归档的范围
科研类文件材料不归档的范围 产品生产与科技开发类文件材料不归档的范围
基建类文件材料不归档的范围 仪器设备类文件材料不归档的范围
出版类文件材料不归档的范围 外事类文件材料不归档的范围
财会类文件材料不归档的范围 声像类文件材料不归档的范围

在处理办法上,不需归档的文件材料,应销毁的及时销毁;需作为资料保存的,应填写目录单独组卷保管。具体请参见 不归档的文件材料处理办法

Q4.5 :学校几个部门共同办理的文件,由哪个部门立卷归档?

A :这个问题涉及到学校立卷工作的分工,现将我校立卷分工情况介绍如下:

(1)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府以及国务院各部、委下达的文、电材料,综合性的,分别由党办、校办立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档;

(2)以党委、学校名义的发文,一般分别由党办、校办立卷归档。职能部门以党委、学校名义的发文,由主办单位立卷归档。以职能部门名义的发文,由职能部门立卷归档;

(3)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,分别由党办、校办立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的专门会议、各单位召开的国内外学术会议所形成的材料,由主办单位立卷归档;

(4)校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,分别由党办、校办立卷归档;请示报告的原稿及批复、批转的复制件,由报文单位作为资料保存;

(5)两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位作为资料保存。

(6)各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时立卷归档,并将其全部档案移交档案馆保存,任何人不得带入其他单位;

(7)学校领导、各单位负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿,分别由党办、校办和各单位立卷归档;

(8)重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。

Q4.6 :前后涉及到几个年度的文件材料,应该将它们归入哪一个年度?

A :这种情况下,应先确定各份文件的归档年度,也就是将文件材料按其形成或针对的年度分开。以下是一些常见的确定归档年度的方法:

(1)一般文件归入文件形成年度;

(2)跨年度的请示与批复,归入批复年度,无批复且需归档的请示归入请示年度;

(3)跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;

(4)跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;

(5)跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度;

(6)法规性文件,归入公布或批准年度;

(7)跨年度的非诉讼案件材料,归入结案的年度;

(8)按学年处理的文件,归入专门年度。本科毕业生成绩表和注册卡归入学生毕业年度,研究生学位档案归入授予学位的年度。

Q4.7 :确定了归档年度后,就可以把同一个归档年度的文件材料都装订在一起吗?

A :不能一起装订,还需要将文件材料按类别、问题和保管期限分开,并进行立卷组合。

分类别主要依据各单位的归档范围,将相应的文件材料归入相应的类别;分问题就是将分好类别的材料按其内容所反映的问题、事务分开;分保管期限一般是将属于同一个问题的文件材料按照规定的不同保管期限分开。最后将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来。

立卷组合有基本的要求,一般应以问题为主,兼顾其它特征(如发文单位等)使之联系紧密,分级适当,类型鲜明,年度分明,保管期限准确。如果是按卷管理(用软卷皮装订并且编页码的方式),每卷的页数不能超过200页,如果同一内容的文件材料不止200页,一般以200页为限,分成多卷。

以下是一些常见的组合形式:

管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起;

会议文件按届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷;

统计报表、名册等文件按照格式名称组合,根据文件数量,可组成一卷或数卷;

工作计划、总结等文件,一般可按责任者或者名称组合;

简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

还有可能用到的立卷组合方式如下:(请点击链接查看详情)

    科研文件材料 产品生产与科技开发文件材料 基建文件材料
    仪器设备文件材料 出版类文件材料 财会文件材料
    非诉讼案件材料 人民来信材料

 

 

 

Q4.8 :卷内有多份文件材料的,应该如何排列先后顺序?

A :一般情况下,按文件的重要程度或者时间顺序来排列卷内文件,具体的排列方法有:

(1)批复、批示在前,请示、报告在后;

(2)上级通知在前,上报材料在后;

(3)正件在前,附件在后,多份附件按附件的序号顺次排列;

(4)正本在前、定稿在后;

(5)转发件在前,被转发件在后;

(6)文字材料在前,图表在后;

(7)基建图纸按图纸类别序号排列;

(8)非诉讼案件结论性材料排在前,依据性材料排在后;

(9)公文处理单在前,收文在后;

(10)发文正本在前,公文撰制单在中间,定稿在后。卷内其他文件材料按时间顺序排列。

(11)本科生成绩单和注册卡按照教务部提供的卷内目录顺序排列,研究生学位档案按照档案馆提供的研究生学位档案卷内目录(样表)排列卷内文件材料顺序。

卷内文件材料排列好后,还应编写页号或件号,以固定先后顺序。

Q4.9 :编写页号或件号有什么需要注意的?

A :卷内文件应编页号或件号。

(1)编页号:成卷装订(使用软卷皮装订)的卷内文件,应用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中凡是有信息的页面均应编页号,空白页不编号;

(2)编件号:按件装订(用硬卷皮装盒)的卷内文件应在每件文件首页右上角加盖件号章,并填写件号。卷内文件的件数一般以每份文件单独计算为一件,件数的计算方式是:请示与批复、来文与复文分别计算件数;正件和附件计为一件;发文、公文撰制单与定稿计为一件;公文处理单与收文计为一件;转发件和被转发件计为一件。

Q4.10 :案卷封皮上都需要填写哪些内容?

A :我校归档工作使用的软、硬卷皮上一共有 8 项信息需要填写:

(1)类目名称:填写全宗内分类方案的第一级类目名称,如“教学”、“行政”;

(2)案卷题名:在卷皮的空白处书写案卷题名,书写或打印时,应注意居中、对称;

(3)立卷单位:填写立卷部门全称;

(4)起止日期:卷内文件形成时间中最早的和最晚的两个时间;

(5)保管期限:依据保管期限表确定的案卷的保管期限;

(6)密级:按卷内文件材料最高密级填写,没有密级的不填;

(7)数量:填写本卷档案的件数和总页数,件数为卷内目录上所列的条目数;

(8)档号:由档案员按照《武汉大学档案实体分类实施办法》和《关于修订档号设置办法的通知》的规定统一编制,由立卷员将其工整填写于卷皮上;同时,硬卷皮盒脊上还应用铅笔填写档号。

Q4.11 :案卷题名在拟写时有什么需要注意的?

A :案卷题名即案卷标题,由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要责任者、内容、文种,文字应力求简练、明确,一般不超过 50 个汉字。

案卷题名的常用结构为:作者 + 时间 + 问题(内容) + 文种。作者一般指卷内文件主要责任者,要写出全称或规范简称,不得简称为“本校”、“上级”等。文种应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外,不得用 “ *** 文件材料”;除一般函件外,不得用“ *** 来往文书”。

Q4.12 :档号有什么含义?

A :档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。《武汉大学文件材料立卷工作规范》中规定:档号是存取档案的代号,也是档案排架、固定案卷物理位置的依据,与档案实物一一对应、不得重号。本校档案的档号由五个部分组成:全宗号—部门号—年度号—分类号—案卷号。各个组成部分都是有含义的:

(1)全宗号:一个部门的所有档案成为一个全宗。新武汉大学档案的全宗号为 5 ;

(2)部门号:全校每个立卷单位都有一个部门号,例如, 101 代表党办, 201 代表校办等等;

(3)年度:档案的归档年度,由四位阿拉伯数字组成;

(4)分类号:一般是由一、二级类目代号组成,少数部门的分类号还包括三级类目代号;

(5)案卷号:同一类档号按照从 1 到最后流水排列。

Q4.13 :卷皮的封三印有卷内备考表是否需要填写?

A :是的,需要填写。卷内备考表是卷内文件状况的记录单,位于卷内文件之后,需要填写的内容分为以下四部分:

(1)本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;

(2)立卷人:由组成本卷的责任者,即立卷员签名;

(3)检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名;

(4)立卷时间:填写完成立卷的日期。

卷内备考表的所有栏目必须使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水笔填写。

Q4.14 :卷内文件材料在装订时应如何对齐,才能保证不会掉页?

A :案卷装订时,应注意以下几个方面:

(1)装订之前要去除文件材料上的订书钉、大头针、回形针、金属夹等金属物,书刊等印刷出版物可保持原装订;

(2)有些文件材料需要进行一定的修整,比如有的纸张幅面太小,或者是在装订线以外有字迹(也就是订口上的留白太小),要进行加边、修补和裱糊,对较大的表格,要适当折叠;

(3)纸张的订口和地脚与卷皮平齐,采用三孔一线法装订。

Q4.15 :移交档案需要办理哪些手续?

A :立卷单位在移交档案时,还需办理以下手续:

(1)提交立卷说明,立卷说明是立卷部门对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介,通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成,立卷说明一式两份,一份报送档案馆,一份自存;

(2)提交档案移交目录三份,注意须加盖本单位公章;

(3)档案馆指导老师和移交经办人必须填写档案移交接收清单。

Q4.16 :新档案员和立卷员如何系统学习立卷归档的业务知识?

A :各立卷单位的新档案员和立卷员学习归档业务知识的途径很多,比如:

(1)与档案馆指导老师取得联系后,请指导老师进行系统培训;

(2)浏览以下档案馆网站上“业务指导”栏目内的相关资料:

文书类文件材料立卷归档流程

教学、科研等类文件材料立卷归档流程

各院、系毕业本科生成绩单、学籍卡归档流程

研究生学位论文及评审材料立卷归档操作流程

学生毕业照合影立卷归档流程

《档案管理系统》辅助立卷操作流程

 

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