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武汉大学文件材料立卷归档业务知识 《综合档案管理信息系统》录入常见问题
5.《综合档案管理信息系统》录入常见问题

说明:本部分所使用的图片均以档案馆为例。

Q5.1 :系统里面的所有目录信息是如何排序的?

A :档案馆使用的档案管理信息系统在目录信息的排列上遵循以下规律(如图 1 ):

(1)本系统按一级类目分类显示目录信息,查看不同类别目录需点击进入相应类别;

(2)本系统每页显示 10 条案卷级目录信息,页面显示目前所录入的信息总条数、当前页和总页数;卷内文件级目录信息则不分页、依档号顺序全部显示;

(3)按年度按从远到近的时间顺序排列,即年代最远的在首页显示,年代最近的在末页显示。例如,进入“档案馆”用户后,点击行政管理档案“登删改”,显示 2006 年的档案信息,最近的 2010 年的信息则需要翻到尾页。

图 1

Q5.2 :系统内的数据有很多条,可不可以有针对性地只显示想看的部分?

A :可以的。以查看档案馆 2006 年行政管理档案为例。

第一步,找到您想看的档案类型(如行政管理档案),点击“登删改”后,再点击右边页面右上角的“查询”按钮(下图 2 ),显示图 3 ;

图 2

第二步,在下图 3 红圈显示的第一格内选择“年代”,在第二格和第三格分别输入 “等于”和“ 2006 ”,点击“添加”后,再点击“查询”按钮;

图 3

这时,新出现的页面上就只显示 2006 年的档案信息,如下图 4 所示:

图 4

同理,在图 3 的第一格中选择不同的检索条件,在第二格和第三格中输入具体的检索内容,就可以显示出仅满足这个检索条件的档案信息。

Q5.3 :录入界面上的每一个空格都需要填写吗?

A :不是每个空格都需要填写的。录入界面上必填项是绿色的档号栏和其他栏目中带红色“ + ”的栏目。另外,学院登陆成绩单、注册卡、研究生学位档案的时候还需要录入毕业生信息栏中的姓名、学号、性别、专业四项内容。详细的填写说明参见《综合档案管理信息系统》辅助立卷操作流程各院系毕业本科生成绩单、学籍卡归档流程研究生学位论文及评审材料立卷归档操作流程。其他空格由立卷单位根据各自需要填写。

Q5.4 :文件级题名和案卷题名一样需要由立卷员拟写吗?

A :文件级题名即文件标题,一般根据文件实际情况照实抄录即可,但是,对于没有标题或者标题不规范(无检索意义)的,立卷员应根据文件的内容和形式特征自拟题名。自拟题名两端应加方括号“[ ]”。如文件实际题名仅“通知”二字,立卷员则应自拟文件题名,如 [***(机构)关于 ***(事由)的通知]。

Q5.5 :录入系统时,录入界面的第一责任者和单位如何区分?

A :第一责任者指的是文件的署名者或发文机关的全称或规范简称。例如,校内常见的“武大 ** 字 [****]** 号”发文的第一责任者均为武汉大学。第一责任者只需要在登录文件级目录信息的时候录入,登录案卷级目录信息时则无需录入。

单位指的是本卷案卷的归档单位,如党委办公室、档案馆等,登录案卷级和文件级目录信息时都需要录入。

Q5.6 :录入界面上的文件编号是指的什么?

A :文件编号指的是文件制发机关的发文字号,包括机关代字、年度和顺序号。文件编号只需要在登录该件文件材料的文件级目录信息时录入。组合件录入本件第一份文件的责任者。

Q5.7 :录入界面上有四个时间——归档日期、归档年度、起时间、止时间,如何区分?

A :以上四个时间在登录案卷级和文件级目录信息时都需要录入,具体区别如下:

(1)归档日期指立卷人员录入该条目录信息的日期,格式为“ 2010/05/10 ”,或“2010/06/”,或“ 2010// ”;

(2)归档年度是指该卷档案归入的年度,本系统中,归档年度默认与档号中的“年度”栏一致,只要用鼠标单击归档年度右侧的空白栏,录入界面上将自动出现归档年度,而无需填写。归档时间不能出错,否则会影响移交目录的打印;

(3)起时间、止时间:格式也是“ 2010/05/10 ”,或“ 2010/06/ ”,或“ 2010// ”。案卷级目录信息的起止时间指的是卷内文件材料的形成时间中最早的和最晚的时间,文件级目录信息的起止时间均为该份文件的形成时间,即文件正本的落款日期。

Q5.8 :卷内目录怎么打印?

A :打印卷内目录有一个前提条件,就是立卷人员必须将案卷的文件级目录信息完整、正确地输入系统。请对照图 5 进行以下操作:

(1)在页面左侧菜单区选择档案类别,再点击“卷内目录” , 进入卷内目录查询界面;

(2)单击图标“ 查看”进行选择,确定档号;

(3)成卷装订的案卷勾选“显示页数”,按件管理的案卷勾选“显示分数量”;

(4)点击“查询”,即该案卷的卷内目录就会显示出来;

(5)核对卷内目录与案卷内容无误后,点击“打印”或者“导出 EXCEL ”在线打印均可。

图 5

Q5.9 :我想直接通过系统打印软卷皮上需要填写的内容,系统可以做到吗?

A :可以做到。请对照图 6 进行以下操作:

(1)在页面左侧菜单区选择档案类别,再点击“案卷目录” , 进入案卷目录查询界面;

(2)起止日期:均输入需打印封皮的案卷的归档年度;

(3)单击图标“ ”进行选择,确定打印案卷的档号;

(4)选择检索方式:勾选“按归档年度检索”;

(5)点击按钮“查询”,即该案卷的目录信息就会显示出来;

(6)点击“打印封面(武大 2 带线)”,进入封面打印窗口,点击“打印”按钮,调整好打印机的边界,即可打印。

图 6

Q5.10 :移交目录怎么打印?

A 在系统内打印移交目录,请对照图 7 进行以下操作:

(1)在页面左侧菜单区选择“综合管理”,再点击“移交目录”,进入移交目录查询界面;

(2)选择档案类型:勾选档案类别;

(3)起止日期:均输入案卷的归档年度,如 2010 ;

类 目 号:输入案卷分类号,如“ DQ 11 ” ;

全 宗 号:输入“ 5- 部门号”;

移交单位和档号栏不输入;

(4)选择检索方式:选择“按归档年度检索”,勾选“仅案卷目录”;

(5)本批次档案全部按件管理的,勾选“显示件数”;否则勾选“显示页数”;

(6)点击“查询”即显示移交目录,点击“打印”,或者“导出 EXCEL ”在线打印均可。核对目录和材料无误后打印一式三份,加盖本单位公章,向档案馆移交。

图 7

Q5.11 :移交目录或者卷内目录上的目录条数太多,我想下载到自己的电脑上编辑一下,可以吗?

A :可以的。完成移交目录或卷内目录的查询后,点击 “导出 EXCEL ”,用 .xls 格式将文件保存到电脑上,就可以编辑了。编辑过程中,请保证目录的格式、信息完整无误。

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