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文书类文件材料立卷归档流程

第一步 预立卷

    各立卷单位的专职文书处理人员或专 ( 兼 ) 职档案人员,应根据历年文件材料形成的情况准备若干卷夹,及时收集属立卷归档的文件材料,依照本单位文件材料归档范围归入相应的卷夹内,便于保管利用和立卷。  

第二步 立卷分类

流程图 : 文件材料 --> 分年度 --> 分类别 --> 分问题 --> 分保管期限  

1 、 先将文件材料按其形成或针对的年度分开。   参照《武汉大学文件材料立卷归档工作规范》 5.2.2 .2

2 、 在分年度的基础上,将文件材料按本单位归档范围确定分类号。

3 、 将确定分类号的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

4 、 最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。

第三步 立卷组合

将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来。

1 、 立卷组合的基本要求:   立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密,分级适当,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。  

2 、同一内容的文件材料组成一卷或数卷,每卷不超过 200 页,装入软卷皮内。

3 、立卷组合形式参照《武汉大学文件材料立卷归档工作规范》 5.3.2 .

4 、 排列卷内文件材料 ( 按重要程度或时间顺序 ) : 批复、批示在前,请示、报告在后; 正件在前,附件在后; 正本在前,定稿在后; 转发件在前,被转发件在后; 上级通知在前,上报材料在后; 非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后; 文字材料在前,图表在后; 基建图纸按图的类别序号排列; 其它文件材料按时间顺序排列。  

5 、 修整文件材料 : 对在装订线以外有字迹或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠。  

6 编写页号 : 成卷装订的卷内文件无论单面或双面只要有字迹,均应一面编写一个页号;页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

7 、拟写案卷题名 : 案卷题名即案卷标题,由立卷人自拟。案卷题名应简明确切,结构完整,体式一致,一般不超过 50 个汉字。其常用结构: 作者 一 时间 一 问题 ( 内容 ) 一 名称 ( 文种 ) 。 作者一般指卷内文件主要责任者,要写出全称或通用简称,不得简称为“本校”、“上级”等。名称 ( 文种 ) 应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外,不得用 “xxx 文件材料 ” ;除一般函件外,不得用 “xxx 来往文书 ”

8 、 填写案卷封皮上标注的各项内容:

( 1 )全宗名称:填写“武汉大学”。  

( 2 ) 类目名称:类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。如党群、行政、教学等。

( 3 )案卷题名书写或打印时,应注意居中、对称。

( 4 )卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。  

( 5 )保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限。  

( 6 )页数:按照案卷内实际页数填写。  

( 7 )密 级:按卷内文件材料最高密级填写。  

9 、 编制档号 : 各单位立卷人将组合完毕的案卷与本单位专、兼职档案员联系,由档案员按《武汉大学档案实体分类实施办法》和武大档字 [2006]6 号文《关于修订档号设置办法的通知》的规定统一编制档号。  

10 、 与档案馆监督指导老师联系,经检查无误后,再进行以下程序。

第四步《档案管理系统》辅助立卷

参见《档案管理系统》辅助立卷操作流程

第五步 案卷装订、填写卷内备考表

1 、 从《档案管理系统》中打印卷内文件目录,卷内文件目录置于卷内文件之前。

2 、 案卷装订 : 案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物,订口和地脚与卷皮平齐,采用三孔一线法装订。

3 、 填写卷内备考表。 卷内备考表位于卷内文件之后,由本卷情况说明、立卷入、检查人、立卷时间组成。卷内备考表,必须用碳素墨水填写。   本卷情况说明: 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。  

( 1 )立卷人: 由组成本卷的责任者签名。  

( 2 ) 检查人: 由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。  

( 3 ) 立卷时间: 填写完成立卷日期。  

第六步 案卷移交

1 、从《档案管理系统》中打印案卷移交目录,与案卷进行核对,无误后共打印一式三份案卷移交目录,其中二份报送学校档案馆,一份自存。

2 、 案卷进盒:案卷整理完毕,按档号顺序装盒,在案卷盒脊背上填写档号。

3 、 编写立卷说明:立卷说明是立卷部门在每年立卷归档后,对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明一式两份,一份报送学校档案馆,一份自存;

4 、 归档验收:监督指导老师上门检查案卷质量,凡不符合要求者,按规范指导改正。

5 、 归档时间:党群行政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前完成立卷归档工作。

6 、 移交手续:移交档案时,交接双方应当面检查清点数量。无误后双方须办理档案交接手续,填写移交清单。

 

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