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教学、科研等类文件材料立卷归档流程

第一步 预立卷

各立卷单位的专、 兼职档案人员,应将一个年度需要归档的文件材料收集齐全、完整。

第二步 立卷分类

流程图 : 文件材料 --> 分年度 --> 分类别 --> 分问题 --> 分保管期限  

1 、将文件材料按其形成或针对的年度分开。   具体方法详见《武汉大学文件材料立卷归档工作规范》 5.2.2 .

2 、 在分年度的基础上,将文件材料按本单位归档范围确定分类;

3 、 将已分类的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开;

4 、 将文件材料按照不同的保管期限分开。

第三步 立卷组合

1 、 按重要程度或时间顺序排列卷内文件材料,具体方法详见《武汉大学文件材料立卷归档工作规范》 5.3.2

2 、对较大的表格或图纸,要适当的折叠;

3 、去掉卷内文件材料上的金属物,装订成件;

4 、 在每件文件材料的右上角盖件号章,并按文件材料的排列顺序填写全宗号、部门号、年度号、分类号、案卷号(由各部门档案员统一编制)、件号;

5 、 拟写案卷题名,即案卷标题,由立卷人自拟。案卷题名应简明确切,结构完整,体式一致,一般不超过 50 个汉字。其常用结构: 作者 一 时间 一 问题 ( 内容 ) 一 名称 ( 文种 ) 。 作者一般指卷内文件主要责任者,要写出全称或通用简称,不得简称为“本校”、“上级”等。名称 ( 文种 ) 应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外,不得用 “xxx 文件材料 ” ;除一般函件外,不得用 “xxx 来往文书 ” ;

6 、 填写案卷封皮上标注的各项内容:

( 1 )全宗名称:填写“武汉大学”;

( 2 ) 类目名称:指全宗内分类的第一级类目的名称。如教学、科研、出版等;

( 3 )案卷题名书写或打印时,应注意居中、对称;

( 4 )卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期;  

( 5 )保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限;  

( 6 )件数:按照案卷内实际件数填写;  

( 7 )密 级:按卷内文件材料最高密级填写。  

7 、 编制档号 : 由各单位档案员按《武汉大学档案实体分类实施办法》和武大档字 [2006]6 号文《关于修订档号设置办法的通知》的规定统一编制档号;

8 、 与档案馆监督指导老师联系,经检查无误后,进行以下程序。

第四步《档案管理系统》辅助立卷

参见《档案管理系统》辅助立卷操作流程

第五步 打印卷内目录、填写卷内备考表

1 、从《档案管理系统》中打印卷内文件目录,核实无误后,置于卷内文件之首;

2 、填写卷内备考表。 卷内备考表位于卷内文件之后,由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。卷内备考表,必须用碳素墨水填写。   本卷情况说明: 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;立卷人:由组成本卷的责任者签名,检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名,立卷时间:填写立卷完成的具体日期;案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。 

第六步 案卷移交

1 、从《档案管理系统》中打印案卷移交目录,与案卷进行核对无误后,共打印一式三份案卷移交目录,其中二份报送学校档案馆,一份自存;

2 、 编写立卷说明:立卷说明是立卷部门在每年立卷归档后,对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明一式两份,一份报送学校档案馆,一份自存;

3 、 归档验收:由档案馆监督指导老师到各移交单位检查案卷质量,有不符合要求者,及时按规范予以修正;

4 、 归档时间:教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前完成立卷归档工作;科研、基建项目和专题性、成套性的档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作;

5 、 移交手续:移交档案时,交接双方应当面检查清点数量,核实无误后办理档案交接手续,填写档案移交清单。

说 明

各单位管理性、综合性文件材料的立卷、归档参见文书类文件材料立卷归档流程操作。

 

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