您现在的位置: >> 首 页 >> 业务指导>> 本科毕业生成绩单、学籍卡归档流程


本科毕业生成绩单、学籍卡归档流程

一、组卷

1. 本科毕业生的成绩单按照教务部提供的卷内目录组卷,每卷成绩单分配一个案卷号。案卷号由各单位按年度从 1 开始顺序编制。同一届本科毕业生成绩单和学籍卡顺次编写案卷号,成绩单在前,学籍卡在后。归档成绩单应打印清晰、盖章清晰完整。

2. 本科毕业生的学籍卡也按照教务部提供的成绩单卷内目录组卷。 一个专业的学籍卡件数超过 150 件的,以每卷最多 150 件分成多卷。每卷学籍卡分配一个案卷号。

3. 有出国、退学等学籍异动情况但学生学籍卡仍留在原学院的,由原学院将其归入原专业学籍卡案卷内。学籍卡的学籍异动信息应填写完整再行归档。

二、排列顺序

1. 成绩单严格按照教务部提供的卷内目录的顺序排列。

2. 学籍卡也按照教务部提供的卷内目录的顺序排列。一个专业的学籍卡因件数超过 150 件被分成多卷的,每卷学籍卡各自排序且均须从 1 开始编写件号。

3. 如有出国、退学等学籍异动学生的学籍卡,将其排列在原专业学籍卡之后,件号按顺序编写。

三、加盖和填写件号章

1. 盖章位置:在每张成绩单、学籍卡的右上角加盖件号章。

2. 完整填写的件号章内容包括全宗号、部门号、年度号、分类号、案卷号和件号 6 个部分。成绩单 件号严格按卷内目录的“序号”列填写。学籍卡件号按实际排列顺序填写。

3. 盖章应清晰,填写应工整。

四、填写卷内备考表

1. 每卷成绩单、学籍卡填写一张卷内备考表(从档案馆网站下载)。

2. 填写“本卷情况说明” 。如无缺件情况,请填写“本卷共 * 件,材料完整”;如有缺件情况,请填写“本卷实有 * 件,另缺 * 件学籍卡”,并逐件注明缺件的学生学号、姓名等信息。

3. 立卷人:由组成本卷的责任者签名。

4. 检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

5. 立卷时间:填写完成立卷的日期。

五、录入目录信息

(一)输入案卷级目录信息

成绩单和学籍卡均需输入案卷级目录信息。登录《档案管理系统》,在页面左侧菜单区选择 “ 教学档案 ”—“登删改” ,点击页面右上方“增加案卷”按钮,进入案卷级目录输入页面,填写以下内容:

1. 档号:5- 部门号 ╟ 年度号 -jx1314- 案卷号,输入年度号、案卷号(用三位数表示如 001 )。

2. 正题名:

( 1 )武汉大学 *** 学院(系) *** 专业 **** 届本科毕业生成绩单(学籍卡)

( 2 )武汉大学 *** 学院(系) *** 专业 **** 届本科毕业生及异动学生学籍卡。此案卷题名适用于含有学籍异动( 出国、退学 )学生学籍卡的案卷。

3. 单位:立卷单位全称。

4. 总数量:卷内成绩单、学籍卡的件数,总量单位选择 “ 件 ” 。

5. 归档日期:自动生成。

6. 起日期、止日期:成绩单、学籍卡的形成时间,成绩单填毕业时间,学籍卡填入学时间。输入格式为 ****/**/** 。

7. 保管期限:永久。

8. 归档年度:即年度号。如档号中已填写年度号,点击文本框自动生成。

(二)学籍卡还需输入文件级目录信息

点击相应的案卷级目录信息后的 “ 查看文件级 ” ,进入文件级目录输入页面,输入以下项目:

1. 档号:只输入件号,用三位数表示如 001 。

2. 正题名:

( 1 )武汉大学 *** 学院(系) *** 专业 **** 届本科毕业生 *** (学生姓名)学籍卡;

( 2 )武汉大学 *** 学院(系) *** 专业 **** 级学生 *** (学生姓名)学籍卡。此文件题名适用于学籍异动( 出国、退学 )学生的学籍卡。

3. 第一责任者:学生姓名。

4. 单位:立卷单位全称。

5. 总数量:总是 “ 1” ,总量单位选择 “ 件 ” 。

6. 归档日期:自动生成。

7. 起日期、止日期:学籍卡输入填写时间。

8. 保管期限:永久。

9. 归档年度:即年度号。如档号中已填写年度号,点击文本框自动生成。

10 .毕业生基本情况:输入学生的姓名、性别、学号、专业即可,其他项根据需要自行选择输入。

六、打印卷内目录和移交目录

(一)学籍卡打印卷内目录

1. 登录《档案管理系统》,在页面左侧菜单区选择“教学档案”→“卷内目录”, 进入卷内目录查询界面。

2. 输入案卷级目录的档号(如 5-4012012jx1314001 )或单击图标“ ”进行选择,确定档号, 勾选“显示分数量 ” 。

3. 点击“查询”按扭,即显示该案卷的卷内目录。

4. 核对卷内目录与学籍卡内容无误后,点击“导出 excel”、“打开”后,即可打印卷内目录,放入卷盒内。

(二)打印移交目录

1. 登录《档案管理系统》,在页面左侧菜单区选择“综合管理”→“ 移交目录 ”进入移交目录查询界面。

2. 选择档案类型:勾选教学档案。

3. 分选项:起止日期都输入年度号、类目号输入“jx 1314”、全宗号输入“5- 部门号 ” 。

4. 选择检索方式:勾选“按归档年度检索 ”、“仅案卷目录” 、“显示件数” 。

5. 点击“查询”,显示移交目录。

6. 核对移交目录内容无误后,点击“导出 excel” 、“打开”后,即可打印移交目录一式三份,加盖本单位公章,向档案馆移交。

(2014年4月更新)

返 回