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研究生学位论文及评审材料立卷归档操作流程

一、组卷

1. 取得学位的研究生学位档案按人组卷,即将每位毕业研究生的学位材料组成一卷。

2. 同一年授予学位的研究生学位档案按博士 → 统招硕士 → 其他类型硕士的顺序进行排序。

3. 每卷学位档案分配一个案卷号,案卷号由各单位按年度从 1 开始顺序编制 ,同时须 写在 学位档案袋底部。

4. 博士、硕士学位论文组卷情况说明如下:

( 1 )涉密的博士、硕士学位论文均不与评审材料一起组卷,由研究生本人在毕业离校前交到档案馆。

( 2 )不涉密的博士学位论文与评审材料一起组卷。

( 3 )不涉密的硕士学位论文不与评审材料一起组卷,但仍需移交一套至档案馆,单独打捆,不盖件号章、不编档号,在封面右上角用铅笔编上序号,附论文名单(可在档案馆网站业务指导栏目下载)一式二份,与学位档案一同向档案馆移交。

4. 博士、硕士学位论文组卷情况说明如下:

( 1 )不涉密的博士学位论文与评审材料一起组卷,涉密的博士学位论文不与评审材料一起组卷。

( 2 )所有的硕士学位论文不与评审材料一起组卷。

二、排列顺序

1. 卷内文件材料按卷内目录所列举的顺序进行排列和装订。卷内目录从档案 馆网站下载,不同类型的毕业研究生,使用相应类型的卷内目录。

2. 卷内每件材料单独装订成册,装订前请取出外露的订书钉、回形针等金属物。

3. 如有材料缺失,请补充齐全。

4. 如材料内容不完整,请补填完整。

三、加盖并填写件号章

1. 盖章位置:在每件文件材料首页的右上角加盖件号章。

2. 完整填写的件号章内容包括全宗号、部门号、年度号、分类号、案卷号和件号 6 个部分。

3. 盖章应清晰,填写应工整。

四、填写卷内目录

1. 卷内目录上需工整填写“责任者”和“日期”两列,“文件编号”和“页次”两列不填。

2. 卷内目录反映本卷学位档案的实际内容,如卷内目录所列材料缺失,须在备注栏内注明“缺”。

五、填写卷内备考表。

1. 每卷学位档案填写一张卷内备考表(从档案馆网站下载)。

2. 填写“本卷情况说明”。如无缺件情况,请填写“本卷共 * 件,材料完整”;如有缺件情况,请填写“本卷实有 * 件,另缺 ***” ( *** 表示所缺文件材料题名)。

3. 立卷人:由组成本卷的责任者签名。

4. 检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

5. 立卷时间:填写完成立卷的日期。

六、录入目录信息

登录《档案管理系统》,在页面左侧菜单区选择“教学档案”—“登删改”,点击页面右上方 “ 增加案卷”按钮,进入案卷级目录输入页面,填写以下内容:

1. 档号:5- 部门号 – 年度号 -JX1216- 案卷号,输入年度号、案卷号(用四位数表示如 0001)。

2. 正题名:

( 1 )有学位论文的正题名:武汉大学 **** 年授予 *** 学院(系)*** 专业 *** (学生姓名)博士学位论文及评审材料。

( 2 )无学位论文的正题名:武汉大学 **** 年授予 *** 学院(系) *** 专业 ***(学生姓名)硕士(或博士)学位评审材料。

3. 第一责任者:学生姓名。

4. 其他责任者:导师姓名。

5. 总数量:卷内文件材料的件数,总量单位选择“件”。

6. 归档日期:自动生成。

7. 起日期:卷内目录“日期”栏中最早的时间;止日期:卷内目录“日期”栏中最晚的时间;输入格式为 ****/**/**。

8. 单位:立卷单位名称。

9. 保管期限:永久。

10. 归档年度:即年度号。如档号中已填写年度号,点击文本框自动生成。

11. 毕业生基本情况:输入学生的姓名、性别、学号、专业即可,其他项根据需要自行选择输入。

七、打印移交目录

1. 登录《档案管理系统》,在页面左侧菜单区选择“综合管理”→“移交目录”进入移交目录打印界面。

2. 选择档案类型:勾选教学档案。

3. 分选项:起止日期都输入年度号;类目号输入“JX 1216”;全宗号输入“5- 部门号”。

4. 选择检索方式:勾选 “ 按归档年度检索 ”、“显示件数”。

5. 点击“ 查询 ”,显示移交目录。

6. 核对移交目录内容无误后,点击“ 导出 EXCEL”—“打开”后,打印移交目录一式三份,加盖本单位公章,向档案馆移交。

(2014年4月更新)

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