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学生毕业照合影立卷归档流程

    一、冲洗照片

    学生毕业照合影,要求冲洗为纸质照片(长不超过 38cm , 不过塑),图片要清晰,照片背面有相应的人员姓名。纸质照片要求以院或系为单位进行组卷,同一学年度毕业的毕业生合影归为一卷,卷内照片依次按学生类别(本科生、硕士、博士)进行排序。

    二、编制档号

    照片档案的案卷档号请参见武大档字 [2006]6 号文《关于修订档号设置办法的通知》中的相关规定进行设定。其中年度号为照片形成年度即学生毕业年度,分类号为声像类的“ sx12 ”类。

    案卷级档号格式: 5 —部门号—年度— sx12 — 001

    三、填写并粘贴卷内照片的件号

    在标签上用黑色中性笔填写卷内照片的件号,粘贴在每一张照片的背面左上角,再将贴好标签的所有该卷中的照片按件号顺序排列装入文件袋中。文件袋正面中央用黑色中性笔或钢笔显著标出该照片卷的案卷级档号( 5 —部门号—年度— sx12 — 001 )及案卷级正题名(武汉大学 *** 院(系) *** 届毕业生合影)。

    四 、 输入案卷级目录和文件级目录信息,并上传全文

    登录我校“档案管理系统”,选择“声像档案”, 将本院(系)形成的照片档案的目录(包括案卷级目录、文件级目录)及电子版原文分别进行远程著录、上传(其中目录著录顺序与实际案卷相同,上传的电子版原文必须为未经处理的原版图片,并与纸质照片一一对应)。

    具体操作方法:

    请先登录案卷级目录信息,然后输入文件级目录信息,最后再依次上传电子原版图片和相应的电子版人员名单列表。

    (一)案卷级目录信息

    进入《档案管理系统 》后,点击 “ 声像档案 ” 下 “ 登删改 ” 选项   进入案卷级目录列表窗口 ,再点击 “ 增加案卷 ” 进入案卷级目录输入窗口,输入以下选项:

    1 、档号:上述档号中的( 5- 部门号)、(归档年度)、( sx12 )、(案卷号)等四项分别对应四个绿色方框,只需在后面三框中依次输入归档年度、在下拉框中选择“ sx 12 ” 、输入 案卷号(用三位数表示如 001 ),完成档号的录入。

    2 、正题名:武汉大学 *** 院(系) *** 届毕业生合影

    3 、载体类型:选择“照片(底片)”

    4 、单位:学院全称。

    5 、总数量及总量单位:卷内照片的件数,总量单位请选择“件” 。

    6 、分数量及分量单位:卷内照片的张数,分量单位请选择 “ 张 ” 。

    7 、归档日期:自动生成。

    8 、起日期、止日期:输入卷内照片形成的起止时间,格式与归档日期相同。

    9 、保管期限:选择 “ 永久 ” 。

    10 、归档年度:在上述档号已经输入完整的情况下,点击空白处自动生成。

    (二)卷内文件级目录信息

    点击相应的案卷级目录信息后的 “ 查看文件级 ” ,进入文件级目录列表窗口, 再点击“增加文件”进入文件级目录输入窗口,然后再按照该纸质照片案卷内的件号次序依次输入,输入的选项包括:

    1 、档号:前四项保持不变,只在最后一方框内填入卷内照片的序号(用三位数表示如 001 )。

    2 、正题名:武汉大学 *** 院(系) *** 专业 *** 届 *** (毕业生类别,如本科、硕士或博士)毕业生合影

    3 、第一责任者:学院全称。

    4 、单位:学院全称。

    5 、总数量及数量单位:总为“ 1 ” ,总量单位选择“件”。

    6 、分数量及分量单位:总为“ 1 ” ,分量单位选择“张”。

    7 、归档日期:自动生成。

    8 、起日期、止日期:两项相同,为该张照片形成日期。

    9 、保管期限:在下拉框中选择“永久”。

    10 、归档年度:在上述档号已经输入完整的情况下,点击空白处自动生成。

    (三)上传电子原版图片

    在文件级目录列表窗口中逐行选择“操作”项下的第二个图标(附件管理)进入附件管理界面窗口,点击“添加附件”按扭,    再点击“浏览 …” ,选择需要上传的电子原版图片,再次点击“添加附件”按扭,以同样方式选择需要上传的对应的电子版人员名单,最后点击“保存”按钮,再点击“返回”,然后连续两次点击窗口右上方快捷按钮栏中的第四个“后退” 按钮,重新回到文件级目录列表窗口,此时该行记录下的“附件”项会显示已经上传的两个电子原文信息。如此依次进行,直到完成所有该照片案卷的文件级目录的全文信息上传。

    (四)打印照片案卷的卷内目录和案卷移交目录

    在 “声像档案”下选择“卷内目录”,在右侧窗口输入相应信息后打印出卷内目录。

    在“综合管理”下选择“移交目录”,在右侧窗口输入相应信息后打印出案卷移交目录,一式三份。

    五、移交

    1 、将从《档案管理系统》中打印出的卷内目录装入上述文件袋中,案卷移交目录中的两份报送档案馆技术室,一份自存。

    2 、办理移交:移交照片档案时,交接双方应当面检查清点数量,核实无误后办理档案交接手续,填写档案移交清单。

档 案 馆          

二 00 八年五月六日     

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